La presente e-mail è un invito ad agire. SIX Terravis è tenuta a sanzionare la mancata esecuzione degli inviti ad agire o delle richieste d’informazione disattese con la revoca dei diritti di accesso del partecipante al portale d’informazione Terravis (si veda il punto 6 qui di seguito)
1. Destinatari
Questo sarà inviata a tutti i partecipanti a Terravis con un contratto d’uso valido per il portale d’informazione. I destinatari sono le persone di contatto memorizzate nei dati anagrafici e gli amministratori di Terravis indicati nella gestione utenti.
2. Basi
L’accesso del vostro istituto al portale d’informazione si basa sulle seguenti disposizioni:
a livello giurdico |
Ordinanza sul registro fondiario ORF (artt. 26 e 28) |
a livello contrattuale |
Contratto d’uso per il portale d’informazione Terravis tra SIX Terravis SA e il vostro istituto Condizioni generali di SIX Terravis SA (CG) |
3. Garantire l'amministrazione del vostro istituto
SIX Terravis registra il primo amministratore per ogni partecipante. È responsabilità del partecipante assicurare i compiti di amministratore (gestione degli utenti e dei dati anagrafici). Deve assicurarsi che un numero ragionevole di utenti per la sua struttura organizzativa abbia sempre i diritti di amministratore e che questi amministratori mantengano sempre aggiornata la gestione degli utenti e dei dati anagrafici.
- Vi preghiamo di assicurarvi che il vostro partecipante abbia almeno un utente attivo con diritti di amministratore.
- Consigliamo di designare almeno due amministratori a causa delle assenze per ferie/malattia.
4. Gestione dei propri utenti
Ai sensi del punto 2 delle CG, la registrazione e la gestione degli utenti e dei loro diritti sono di competenza del partecipante. Probabilmente, voi o l’amministratore/gli amministratori da voi designati avete già dimestichezza con l’amministrazione degli utenti di Terravis. Per sicurezza, aggiungiamo comunque qui di seguito una breve spiegazione su come voi o il vostro amministratore potete accedere alla gestione degli utenti:
5. INTERVENTO RICHIESTO: verifica, correzione e conferma dei diritti di accesso
5.1. Verifica
È necessario controllare le autorizzazioni di tutti gli utenti registrati per il vostro partecipante con lo stato «attivo». Vogliate notare che
- sono ammessi solo utenti subordinati al partecipante;
- sono ammessi solo utenti che hanno necessità di accedere ai dati dei cantoni per svolgere le loro attività per conto del partecipante;
- l’attività dell’utente deve essere correlata all’attività del partecipante, in particolare per quanto riguarda l’art. 28 dell’ORF. Segnatamente, è vietato
- concedere ad avvocati e ai loro ausiliari l’accesso al partecipante di un pubblico ufficiale;
- fornire l’accesso ai dati per il tramite di partecipanti al gruppo di utenti «istituto di credito» a dipartimenti di banche, compagnie di assicurazione e casse pensioni che non operano nel settore ipotecario;
- concedere l’accesso ai dati dei cantoni a persone ausiliarie le cui mansioni non rientrano nell’attività ipotecaria o del registro fondiario (segnatamente i reparti di contabilità e informatica).
5.2. Correzione
Gli accessi di utenti attivi che non lavorano più per la vostra azienda o che non svolgono più un’attività che giustifichi l’accesso ai dati dei cantoni devono essere disattivati immediatamente.
Inoltre, i diritti di accesso che superano l’entità consentita definita nei principi di base (si veda il punto 2) devono essere corretti.
5.3. Conferma
Vi invitiamo a compilare il presente modulo online. Nel modulo vanno confermati i seguenti punti:
Il partecipante conferma che:
- solo gli utenti autorizzati hanno accesso ai dati del registro fondiario;
- agli utenti autorizzati sono stati concessi al massimo i diritti di accesso necessari per svolgere le loro attività; e
- i diritti di accesso degli utenti vengono immediatamente modificati in caso di cambio di personale.
Le conferme sono accettate solo tramite il modulo online. Per motivi di revisione, non possiamo in nessun caso prendere in considerazione la corrispondenza via e-mail.
5.4. Promemoria
Il 16 dicembre 2022 invieremo un promemoria ai partecipanti per i quali non avremo ricevuto la conferma tramite il modulo online.
Il promemoria sarà inviato alla persona di contatto memorizzata in Terravis al momento dell’invio e a tutti gli amministratori attivi dei partecipanti che non hanno trasmesso il modulo. Vi invitiamo pertanto a fare in modo che le informazioni siano attuali.
5.5. Scadenza
Gli interventi di cui ai punti 5.1-5.3 vanno effettuati entro il 24 dicembre 2022.
6. Sanzioni per conto dei cantoni
I partecipanti che non effettuano gli interventi ai sensi dei punti 5.1-5.3 entro i termini stabiliti si vedranno revocati i propri diritti di accesso a tutti i dati dei cantoni a partire dal 27 dicembre 2022. I diritti di accesso dei partecipanti interessati saranno riattivati solo dopo che questi ultimi avranno effettuato e confermato la verifica delle autorizzazioni.
La revoca dei diritti di accesso ai dati comporta che l’amministratore o gli amministratori del partecipante debbano riassegnare manualmente tali diritti a ogni singolo utente. Questa assegnazione può avvenire solo dopo la riattivazione dei diritti di accesso e quindi dopo gli interventi di cui ai punti 5.1-5.3.
- Il partecipante non ha diritto al risarcimento di eventuali danni (diretti o indiretti) derivanti dalla revoca di tali diritti di accesso.
- Né SIX Terravis né i cantoni possono essere ritenuti responsabili di eventuali danni derivanti dalla mancata osservanza di questa e-mail.
7. NOTA: manutenzione dei dati anagrafici
Un ulteriore compito del vostro amministratore di Terravis è la manutenzione dei dati anagrafici. Vi preghiamo di assicurarvi di aggiornare la persona di contatto, se necessario. Inoltre, l’amministratore può modificare autonomamente l’indirizzo di fatturazione all’interno di Terravis.
8. Periodicità
La misura di verifica, correzione e conferma dei diritti di accesso degli utenti del vostro partecipante è effettuata ogni anno per ordine dei cantoni. I cantoni si riservano il diritto di modificarne la frequenza, se necessario.