C'est une invitation à agir. SIX Terravis est tenue de sanctionner l’absence d’actions ou d’informations sollicitées en retirant les droits d’accès du participant dans le portail de renseignements Terravis (cf. chiffre 6 ci-dessous)
1. Destinataires
L'invitation etait envoyé à tous les participants Terravis disposant d’un contrat d’utilisation pour le portail de renseignements. Les destinataires sont les personnes de contact enregistrées dans les données de base ainsi que les administrateurs Terravis gérés dans la gestion des utilisateurs.
2. Principes
L’accès de votre établissement au portail de renseignements est régi par les règles suivantes:
au niveau légal |
Ordonnance sur le registre foncier ORF (art. 26 et art. 28) |
au niveau cantractuel |
Contrat d’utilisation du portail de renseignements Terravis entre SIX Terravis SA et votre établissement Conditions Générales de SIX Terravis SA (CG) |
3. Assurer l'administration au sein de votre établissement
SIX Terravis saisit le premier administrateur pour chaque participant. Il appartient au participant de garantir l’exécution des tâches d’administrateur (gestion des utilisateurs et des données de base). Il doit veiller à ce qu’il y ait toujours un nombre approprié d’utilisateurs au bénéfice de droits d’administrateur pour sa structure organisationnelle et que ces administrateurs maintiennent toujours à jour les utilisateurs et les données de base.
- Assurez-vous que votre participant dispose d’au moins un utilisateur actif avec des droits d’administrateur.
- Nous recommandons de désigner au moins deux administrateurs en raison des absences pour cause de vacances ou de maladie.
4. Gestion des propres utilisateurs
Conformément au point 2 des CG, la saisie et la gestion des utilisateurs et de leurs droits incombent au participant. Vous, ou l’administrateur/les administrateurs que vous avez désigné(s), êtes certainement déjà familiarisé(s) avec la gestion des utilisateurs de Terravis. Par mesure de sécurité, nous tenons malgré tout à expliquer brièvement ci-dessous comment vous, ou votre administrateur, pouvez accéder à la gestion des utilisateurs:
5. INTERVENTION REQUISE: contrôle, correction et confirmation des droits d'accès
5.1. Contrôler
Les autorisations de tous les utilisateurs enregistrés pour votre participant et qui affichent l’état «actif» doivent être vérifiées. Veuillez noter que
- seuls les utilisateurs placés sous les ordres du participant sont autorisés;
- seuls les utilisateurs qui ont besoin d’accéder aux données des cantons afin d’exercer leur activité pour le compte du participant sont autorisés;
- l’activité de l’utilisateur doit être en rapport avec l’activité du participant, notamment en ce qui concerne l’art. 28 ORF. Il est notamment interdit
- d’accorder aux avocats et à leurs auxiliaires l’accès au participant d’un officier public;
- de permettre aux différents départements au sein des banques, des compagnies d’assurance, des caisses de pension qui ne sont pas actifs dans le domaine hypothécaire d’accéder aux données par le biais de participants du groupe d’utilisateurs «Institut de crédit»;
- d’accorder l’accès aux données à des auxiliaires dont les tâches ne sont pas liées aux opérations hypothécaires ou au registre foncier (notamment la comptabilité, les services informatiques).
5.2. Correction
Les accès des utilisateurs actifs qui ne travaillent plus pour votre entreprise ou qui n’exercent plus une activité justifiant l’accès aux données des cantons doivent être immédiatement désactivés.
En outre, les droits d’accès qui dépassent l’étendue autorisée telle que définie dans les principes (cf. chiffre 2) doivent être corrigés.
5.3. Confirmation
Veuillez remplir le formulaire en ligne. Dans ce formulaire, les points suivants doivent être confirmés:
Le participant confirme que
- l’accès aux données du registre foncier n’est activé que pour les utilisateurs autorisés;
- les droits d’accès accordés aux utilisateurs autorisés correspondent à ceux nécessaires à l’exercice de leur activité; et
- les droits d’accès des utilisateurs seront immédiatement modifiés en cas de changement de personnel.
Les confirmations sont uniquement acceptées via le formulaire en ligne. Pour des raisons de révision, nous ne pouvons en aucun cas prendre en compte la correspondance par e-mail.
5.4. Rappel
Les participants qui n’ont pas envoyé leur confirmation via le formulaire en ligne recevront un rappel le 16 décembre 2022.
Le rappel est envoyé à la personne de contact enregistrée dans Terravis au moment de l’envoi ainsi qu’à tous les administrateurs actifs des participants qui n’ont pas transmis le formulaire. Veillez donc à ce que ces informations soient à jour.
5.5. Date limite
Les actions définies aux points 5.1-5.3 doivent être effectuées dans leur intégralité au plus tard d’ici le 24 décembre 2022.
6. Sanctions sur mandat des cantons
Les participants qui n’effectuent pas les actions mentionnées aux points 5.1 à 5.3 dans le délai imparti doivent se voir retirer les droits d’accès aux données des cantons d’ici le 27 décembre 2022. Les droits d’accès des participants concernés ne seront à nouveau activés que lorsqu’ils auront effectué et confirmé le contrôle des autorisations.
Le retrait des droits d’accès aux données a pour conséquence que le ou les administrateurs du participant doivent attribuer à nouveau manuellement ces droits à chaque utilisateur. Cette attribution ne peut être effectuée qu’après la nouvelle activation des droits d’accès et, par conséquent, après l’exécution des actions indiquées au points 5.1-5.3.
- Le participant n’a droit à aucune indemnisation pour tout dommage (direct ou indirect) causé par le retrait de ces droits d’accès.
- Ni SIX Terravis ni les cantons ne peuvent être tenus responsables des dommages résultant de la non-exécution des actions mentionnées dans cet e-mail.
7. REMARQUE: maintenance des données de base
Votre administrateur est également responsable de la gestion des données de base. Nous vous prions de veiller à mettre à jour les données de contact si cela s’avère nécessaire. En outre, l’administrateur peut modifier lui-même l’adresse de facturation dans Terravis.
8. Périodicité
Le contrôle, la correction et la confirmation des droits d’accès des utilisateurs de votre participant est une mesure provisoire qui est mise en œuvre chaque année sur ordre des cantons. Les cantons se réservent le droit de modifier la fréquence si besoin est.