eBill: Der sichere Weg, eine Rechnung zu stellen – und zu bezahlen

Wie stellen Sie Ihre Rechnungen? Eigentlich eine triviale Frage, die jedoch grosse Auswirkungen auf das Unternehmen haben kann.

• Drucken Sie QR-Rechnungen aus und verschicken sie per Post? Dann haben Sie gemäss einer Studie der Hochschule Luzern einen kostspieligen Weg gewählt, der mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein kann. Aber vermutlich wünschen sich einige Ihrer Kundinnen und Kunden nach wie vor eine gedruckte Rechnung, die sie dann zur Post bringen und dort bezahlen.
• Versenden Sie Rechnungen per E-Mail? Wie oft haben Ihre Kundinnen und Kunden eine Rechnung übersehen oder vergessen? Laut der Studie ist dieser Zahlungsweg anfälliger für Fehler, unzuverlässig und ineffizient. Der einzige Vorteil: Es ist sehr bequem. E-Mail raus und fertig.
• Oder stellen Sie Ihren Kundinnen und Kunden die Rechnungen per eBill zu? Dann haben Sie den effizientesten Zahlungsweg gewählt. Und dieser schneidet auch in der Studie gut ab; in allen untersuchten Kategorien rangiert eBill immer auf Platz 1 oder 2. Kein Wunder, konnte sich die 2018 eingeführte Zahlungsplattform so schnell durchsetzen: Bereits über 3,5 Millionen Nutzerinnen und Nutzer vertrauen ihr heute – und nahezu alle grossen Rechnungssteller der Schweiz.

Doch was macht eBill so gut, dass diese Lösung in Rekordzeit von der Hälfte aller Schweizer Haushalte genutzt wird (dieser Meilenstein wurde bereits 2022 erreicht) – und dass beeindruckende 89 % aller Personen, die eBill nutzen, «eher» oder «sehr» zufrieden damit sind?

Die beliebtesten Vorteile von eBill beziehen sich auf die Nutzung: «schnell, einfach, bequem» (76 %), «weniger Papier» (69 %), «weniger Aufwand» (54 %). Das sagen die Befragten einer Studie des renommierten Meinungsforschungsinstituts gfs.bern. Die Antworten sind nachvollziehbar: Niemand freut sich auf das Bezahlen von Rechnungen, jede Vereinfachung wird daher dankbar angenommen.

eBill-Rechnungen werden den Empfängerinnen und Empfängern direkt in ihrem Onlinebanking zur Verfügung gestellt. Sie müssen diese nur noch prüfen und online zur Zahlung freigeben. Im Gegensatz zur E-Mail-Rechnung müssen bei eBill der Zahlungsempfänger und die Referenznummer nicht manuell im Onlinebanking eingegeben werden. Zwar kann die E-Mail-Rechnung auch gescannt werden – doch der Medienbruch bleibt, da neben der E-Mail auch das Onlinebanking geöffnet werden muss und unter Umständen sogar zwei Geräte notwendig sind.

Mit dem Aufkommen des Onlinebankings und der E-Mail lag es nahe, Rechnungen digital zu verschicken. Bei der E-Mail-Rechnung ist der Versand nahezu kostenfrei (abgesehen von den indirekten Kosten wie Strom und Infrastruktur). Druck- und Portokosten entfallen vollständig. Das klingt aus Sicht eines Rechnungsstellers attraktiv. Doch dieser Weg birgt auch Tücken: Rechnungen landen im Spam-Ordner oder werden schlicht vergessen. Im Zeitalter des Phishings, in dem man täglich betrügerische E-Mails erhält, ist die Sicherheit von E-Mails als Rechnungskanal ohnehin fragwürdig.

Tatsächlich bietet eBill einen sicheren Kanal, um eine Rechnung zu begleichen – zu diesem Schluss kommt auch die oben erwähnte Studie der Hochschule Luzern: Im Gegensatz zu anderen Zahlungsmethoden ist bis heute kein einziger Betrugsfall bekannt. Auf der eBill-Plattform ist die Transaktion vollständig verschlüsselt. Nur die Kommunikationspartner am Anfang und Ende der Transaktion können die Rechnung sehen: verifizierte Unternehmen und ihre Kundinnen und Kunden. Es gibt keinen Medienbruch – das eBill-Ökosystem ist ein geschütztes System. Folglich kann auch niemand die Empfängerinnen und Empfänger dazu verleiten, sich auf einem betrügerischen Portal einzuloggen und dort ihre Daten preiszugeben.

Ein weiterer entscheidender Sicherheitsaspekt von eBill ist, dass die Rechnung direkt in das Onlinebanking eingeliefert wird. Ihre Kundinnen und Kunden haben die Rechnung genau dann zur Hand, wenn sie sich in einer sicheren Umgebung befinden. Mit zwei bis drei Klicks ist die Zahlung erledigt: Rechnungsempfängerinnen und -empfänger müssen keine IBAN-Nummern eingeben, keine QR-Codes scannen oder Beträge manuell übertragen. Die Wahrscheinlichkeit einer Fehlzahlung ist nahezu null.

eBill nutzt alle Vorteile der Digitalisierung und schafft ein komfortables Umfeld, um das von vielen Menschen als lästig empfundene Rechnungsmanagement zu erleichtern. Denn nicht nur das Bezahlen ist einfach mit eBill – das System archiviert auch alle bezahlten Rechnungen und verschafft Übersicht. Auch Daueraufträge sind möglich.

Die grössten Rechnungssteller der Schweiz vertrauen inzwischen auf die eBill-Plattform, die SIX im Auftrag des Finanzplatzes Schweiz entwickelt und betreibt. Genau wie die Nutzerinnen und Nutzer schätzen auch die Rechnungssteller den hohen Komfort und den geringeren Aufwand der elektronischen Rechnung im Vergleich zu anderen Zahlungsmethoden. Durch die höhere Zuverlässigkeit beim Bezahlen von Rechnungen reduziert sich auch der Supportaufwand, was für Rechnungssteller langfristig erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringt. Dazu gehören die Vorteile für den Cashflow: Bei eBill gibt es sehr wenig Mahnungen, im Gegenteil, Kundinnen und Kunden bezahlen ihre Rechnungen meist weit vor dem Zahlungstermin. Eine interne Untersuchung der SBB – eine der grössten Rechnungsstellerinnen der Schweiz – ergab hingegen, dass kein anderer Zahlungsweg so viele Mahnungen auslöst wie die E-Mail.