eBill: Eine digitale Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail

eBill: Eine digitale Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail

21 Juni 2023 4 Minuten

Die Rechnungsstellung in der Schweiz löst sich immer mehr vom Papier. Aber nicht jede Rechnung, die uns auf elektronischem Weg erreicht, bietet den gleichen Mehrwert. Lesen Sie, wie eBill die Möglichkeiten der Digitalisierung ausschöpft.

Inhaltsverzeichnis

Rechnungen haben im Schweizer Zahlungsverkehr, in der Wirtschaft und in der Gesellschaft eine grosse Bedeutung. Das lässt sich sowohl am hohen Transaktionsvolumen als auch an der breiten Verankerung in der Schweizer Zahlungskultur ablesen. In den letzten zehn Jahren zeigt sich ein Trend zur Digitalisierung von Rechnungen. Immer mehr Zahlungen werden elektronisch ausgelöst. Aber sind all diese Rechnungen auch vollständig digital?

Eine E-Mail-Rechnung ist nicht eBill

Im Juni 2023 hat das Forschungsinstitut GFS Bern eine Umfrage zu eBill durchgeführt. Es zeigte sich, dass eine grosse Mehrheit der Schweizer Bevölkerung eBill und ihre korrekte Bezeichnung inzwischen kennt. Vergleichsweise selten wurde eBill dennoch mit der QR-Rechnung oder der E-Mail-Rechnung verwechselt (6 % bzw. 5 %).

Was ist eBill?

eBill-Rechnungen erhalten Rechnungsempfängerinnen und -empfänger sicher und direkt in ihrem E-Banking. Sie brauchen sie nur noch zu prüfen und direkt online zur Zahlung freizugeben. Im Gegensatz dazu müssen bei einer E-Mail-Rechnung im E-Banking Angaben zum Zahlungsempfänger und eine lange Referenznummer eingegeben werden. Alternativ kann die Rechnung auch eingescannt werden – doch der Medienbruch bleibt, denn es muss neben dem E-Mail immer auch das E-Banking geöffnet werden.

eBill ist in der Schweiz die bequemste Art und Weise, wie Rechnungsempfängerinnen und -empfänger ihre Rechnungen zahlen und wie Rechnungssteller ihre Rechnungen versenden können. Bei eBill werden alle Schritte des Anmelde- und Zahlungsprozesses elektronisch und ohne Papierdokumente durchgeführt. Hinzu kommt ein relativ hoher Automatisierungsgrad, der es erlaubt, die Rechnungen per Mausklick zu bezahlen oder eine dauerhafte Freigabe für automatische Zahlungen einzurichten. Zusätzlichen Komfort bietet die automatische Archivierung.

Parallel zu eBill existiert in der Schweiz die QR-Rechnung. Sie hat am 30. September 2022 die traditionellen Einzahlungsscheine abgelöst. Der integrierte Schweizer QR-Code auf dem Zahlungsteil enthält alle relevanten Informationen sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung. Für die Verarbeitung der Zahlung braucht es allerdings ein mobiles Gerät oder einen Scanner, um den QR-Code einzulesen. Der Rechnungssteller kann die QR-Rechnung entweder elektronisch (z.B. per E-Mail als PDF) oder in Papierform per Post verschicken.

Gemäss der erwähnten GFS-Studie nutzen sieben von zehn Personen eBill, um ihre Rechnungen zu bezahlen. Trotzdem bilden eBill-Rechnungen noch den kleinsten Teil im digitalen Schweizer Zahlungsverkehr. Im E-Banking werden die meisten Rechnungen derzeit über die manuelle IBAN-Eingabe bezahlt, gefolgt von Daueraufträgen und dem Scannen der QR-Rechnung. Gewohnheiten zu ändern braucht Zeit. Die verhältnismässig tiefe Nutzung von eBill ist aber auch auf mangelndes Wissen und den unklaren Mehrwert von eBill zurückzuführen. Schliessen wir also diese Wissenslücken und erklären den Mehrwert von eBill in den folgenden Abschnitten.

Was ist der Mehrwert von eBill für Rechnungsempfängerinnen und -empfänger?

Viele Menschen verwechseln eBill mit einer Rechnung, die per E-Mail eintriffft. Dabei handelt es sich um zwei völlig verschiedene Dinge. Wenn jemand eine Rechnung per E-Mail erhält, muss er die darin angegebenen Zahlungsinformationen auslesen und manuell übertragen oder mit einem weiteren Gerät einscannen. Bei der Übertragung von Kontonummer, Referenznummer und Zahlungssumme können sich Fehler einschleichen. Häufig drucken Rechnungsempfängerinnen und -empfänger die Rechnung bei diesem Schritt aus.

eBill vermeidet diese Fehlerquellen, da alles automatisch abläuft. Die Rechnung wird automatisch im E-Banking eingelesen und die Empfängerin oder der Empfänger muss die fristgerechte Zahlung nur noch mit einem Klick bestätigen. Technisch gesehen handelt es sich bei eBill daher um eine Systemlösung, die einen digitalen End-to-End-Prozess ermöglicht.

Der automatisierte Ablauf vermeidet nicht nur die Entstehung von Fehlern, er geht auch vollkommen papierlos vonstatten. Zudem besteht bei eBill nicht die Gefahr, dass die Rechnung aus Versehen im Spam-Ordner landet, dort vergessen geht und Mahngebühren nach sich zieht. Seit Einführung von eBill sind ausserdem keine Betrugsfälle aufgetreten. Und für Rechnungs-empfängerinnen und -empfänger wird eBill weiterhin kostenlos angeboten.

eBill bietet den weiteren Vorteil, dass die Rechnungen nach der Zahlungsabwicklung 730 Tage lang auf der Plattform gespeichert werden und nach der Rechnungsfreigabe automatisch in der eigenen elektronischen Ablage gespeichert werden.

Was ist der Mehrwert von eBill für Rechnungssteller?

Unternehmen, die regelmässig Massenversände per Post an ihre Kundinnen und Kunden verteilen, wie zum Beispiel monatliche Rechnungen, haben bei der Post zwar häufig Sonderkonditionen, aber dennoch sind Porto und Papier ein sehr intensiver Kostenblock. Dieser entfällt bei eBill komplett. Rechnungen per E-Mail können da zwar mithalten, nutzen aber einen Kanal, der zuweilen durch Spam-E-Mails beeinträchtigt wird. Da geht eine Rechnung auch schon mal unter, was nicht im Interesse des Rechnungsstellers sein kann.

Das Versenden einer Rechnung stellt immer auch einen Kontaktpunkt mit der Kundin, dem Kunden dar, der Teil der ganzen User Experience ist. Klassischerweise gibt es separate Kundenkontaktpunkte für die Bank und den Rechnungssteller. Im Gegensatz dazu bietet eBill einen einzigen Kontaktpunkt für alle drei am Rechnungsstellungsprozess beteiligten Parteien im E-Banking – das ideale Kundenerlebnis.

Studie zur Zukunft des Rechnungswesens

Eine Studie von SIX und der Hochschule Luzern zeigt die wichtigsten Trends und technischen Innovationen auf, welche die Entwicklung des Rechnungswesens vorantreiben. Ein Umbruch zeichnet sich ab und Unternehmen suchen nach neuen und effizienteren Wegen, um das wachsende Rechnungsvolumen zu bewältigen. Damit werden manuelle und papierbasierte Formen der Rechnungsstellung zunehmend durch elektronische und digitale Methoden ersetzt. Lesen Sie, wie diese einfachere, genauere und nachhaltigere Abläufe ermöglichen.

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